思った事を上手に伝えるのが苦手な人が簡単に必要な情報を伝える方法

投稿日:2022/02/04

笑顔で話す

お客様や上司、同僚、後輩。

伝える相手によって準備の加減は違いますが
相手に伝わるように話すには、
それなりの準備が必要ですよね。

 

話す内容を考えた後に
より伝わりやすくするために
こんな観点でチェックをしたり。

・専門用語を子供でも分かるように
 言い換える

・話が飛んでいないか確かめる

・難しい話は例え話を入れる


沢山の時間をかけて準備をしたのに
伝えたいことが伝わらず

「じっくり考えてみます」


「結局どうしたらいいの?」


そんな回答をもらったことはありませんか?



かつて僕はそんな経験ばかりでした。


以前SEとして仕事をしていた頃。
システムの入れ替えに関する提案資料を作っていました。

知識がなくてもわかりやすいように。
丁寧にパワーポイントで資料を作って。

1つの資料を作るのに8時間かけていました。

ところが、時間をかけた資料の割に
お客様の反応はイマイチ。

説明内容に質問もなく、
わかったような、わかっていないような表情。

なんとか了解は得ているものの
もどかしい感覚が残っていました。

分かりやすくするにはどうしたら良いのかと
迷走する日々でした。



そんな時
ある先輩がお客様と楽しそうに
話している姿を見かけました。


何の話で盛り上がっているのかと思ったら
仕事の提案でした。


先輩が少し説明すると
お客様は「ここは?あそこは?」と質問責め。



・・・僕の時と全然違う


しばらく見ていると、
お客様から「早く提案書を持ってきて欲しい」という言葉が。

その後、先輩は
2時間程度で資料を作り、社内で承認をとって商談へ。
すぐに案件を受注してきたのでした。



どんな資料でお話したのか、
気になって見せてもらうと・・・


内容はとってもシンプル。
概要や効果などを簡単にまとめているだけ。

システムの内容や作業工程に関する説明は
ほとんどありませんでした。

こんな簡単な資料でいいの?

当時の僕の頭の中はハテナでいっぱいでした。


ここからが重要です。

なぜ先輩は資料を作りこまなくても
内容を理解してもらえるのか。


そのカギは

「先輩とお客様の関係性」

にありました。


お互いの関係性によって
人の耳は大きくも小さくもなるのです。

必要なのは
本題に入る前に相手を

「早く聞きたいと思わせる」

関係性です。


小学校の頃、
こんな体験をしたことはありませんか?

面白い事に気が付いて、
みんなに話しても「ふ~ん」という冷たい反応。

同じ話をクラスの人気者が話すと、
みんなは大笑い。

同じことを言っているのにどうしてこんなに差があるの?

「目立たない存在」の僕と「クラスの人気者」では
みんなの『聞く姿勢』に違いがありました。


他にも、
「興味のない人」がする話と
「仲の良い友達」のする話。

どちらの方が真剣に聞くでしょうか?

ほとんどの方が「仲の良い友達」だと思います。

『聞く姿勢』が違いますよね。


この『聞く姿勢』によって
相手への伝わりやすさは大きく変わります。

興味のない人が話す事は
右から左に抜けていきますが、

聞きたいと思っている人の話は
集中して聞くし、わからない事は質問します。


つまり、話の内容よりも
相手を『聞く姿勢にできるか』の方が何倍も大切なのです。


そのために、目の前に人が

どんな相手から何を聞きたいのか

を知りましょう。


かつてのお客様は

「信頼できるITのプロから
 自社にとってメリットのある提案」

を聞きたかったのです。

僕はその事に気付かずに

「IT知識の豊富な担当者が
 安全にシステムを入れ替える提案」
をしていました。

この小さな違いが大きな差を生んでいたのでした。


相手の事を知ることで、
ストレスなく、スムーズなコミュニケーションがとれます。

今の仕事のむだも省けて
生産性も大きく変わるかもしれません。


まず、相手の目線になって

『どんな相手から何を聞きたいのか』

に意識を向けてみましょう。


もっとスムーズに思いを伝えたいと感じている方の
お役にたてれば幸いです。

ありがとうございました。

カテゴリー:NLP, イベント

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